未来の仕事、今日は「秘書」について考えてみます。
「秘書」は、ウィキペディアで見ると、
秘書（ひしょ）とは、組織あるいは上司の書類面における仕事を請け負う職務、職業。またそれを行う人。職務は幅広いが、共通するのは、重要書類を扱う仕事であるということである。その他にも上司の身の回りの世話、メールや電話の応対、来客の接遇、スケジュール管理、書類・原稿作成など、「総務の専門家」として機能する。
とあります。
だいたい、みなさんのイメージどおりだと思います。
秘書検定なるものもあり、
年間の受講者数は、
なんと１４万人とか！？
（ユーキャン調べ）
３級、２級、準１級、１級と４段階あり、
準１級以上は面接もあるなど、
本格的な内容です。
電話、メール対応や、
ビジネス文書作成、
スケジュール管理など、
仕事上で役立つ資格として
就活生から、社会人まで、幅広い年齢層の方が
資格を取得されているようです。
この秘書、これからどうなっていくのかを考えた時、
５年度には、かなりＡＩにとって代わられる可能性
があるのではないかと思います。
秘書の基本的な役割ですが、
以下の３つがあります。
１）文書作成
２）電話・メール対応
３）スケジュール管理
それぞれ、見てきましょう。
文書作成
上司の文書作成のサポートが秘書の仕事。
ビジネス文書は、お礼状、案内状や
契約書に覚書など、ある程度フォーマットが
決まっているものがほとんどです。
型が決まっているものだと
ＡＩの得意分野。
また、上司が話したものを文書化するのも
ＡＩならお手の物。
２０１９年１月現在、
文書作成で、ＡＩ化が進んでいるところは
少数派だと思います。
ですが、これから数年で
定型文書の作成は、
どんどん機械化が進む分野でしょう。
電話・メール対応
秘書の仕事として、上司に代わっての
電話やメール対応も、重要な仕事と
なっていると思います。
大企業の幹部クラスだと、
一日に１００通常のメールが届く、
という方もいるかもしれません。
また、かかってくる電話や
予約などのための電話も
多く、全てに対応している時間も
ないはずです。それをサポーとするのが
秘書の仕事。
とはいえ、
基本的なメール対応や
電話の取次ぎなどは、
これからＡＩによる
機械化、自動化が進んでいくところ。
敬語の扱いなども確かに必要でしょうが、
これからは英語などの対応を増えてくることを
考えると、一層ＡＩによる、１次取次ぎは
欠かせなくなってくると思います。
また、メールに関しても、
ますます、解析とパーソナラアズ化された
ＡＩアシスタントが出てくると思います。
日本語は、主語が省略されたりして
英語などに比べると、メールの解析が
進んでいない部分もありますが、
データの蓄積が進めば進むほど、
自然に近い形で、メール対応も
自動化されていく割合が増えるでしょう。
スケジュール管理
上司のスケジュール管理も、
秘書の重要な仕事ですね。
忙しい上司は、空いている時間も限られます。
ダブルブッキングしないよう、
調整も求められます。
今あるスケジュールを、
別の時間に移動したりなど、
臨機応変さも求められます。
ただ、スケジュール管理が
クラウドなどでデータ化されているという人も
多くなっていると思います。
この、スケジュールのデータが
きっちり管理されていればいるほど
ＡＩにより処理に向いているとも言えますね。
実際、海外の秘書ＡＩでは、
上司がすっぽかしてしまった
ミーティング予定を、
上司が気が付いた時には、
関係者全員と調整し、
次のミーティングを設定し終わっていた、
ということをやってのけるほどに
進化しているといいます。
このレベルのＡＩは、
まだまだ浸透まで時間がかかると
思いますが、
確実に進んでいくと思います。
まとめ
多岐にわたる仕事をもつ秘書という仕事ですが
今後は、ＡＩに代わられる可能性が大です。
これから秘書の仕事を考えている方は
先のことも考えてみることをお勧めします。
正確さ、速さではＡＩを
上回ることは難しいですからね。
とはいえ、上司の心理的なサポート、
という側面を置き換えるのは
さすがに難しいのではないかと
思います。
そうなると、秘書の仕事も
新しい形態に代わっていくかも
しれませんね。
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